Databehandleraftale

2. Præambel

2.1Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3I forbindelse med leveringen af Showplan, et system til planlægning af prøver og forestillinger behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

2.10Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a.Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b.evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c.evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d.en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6Denne bestemmelse er valgfri i Datatilsynets skabelon og er ikke aftalt. Nummeret er bevaret, så henvisninger i Bestemmelserne passer.

7.7Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a.overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b.overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c.behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a.oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b.oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c.indsigtsretten

d.retten til berigtigelse

e.retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f.retten til begrænsning af behandling

g.underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h.retten til dataportabilitet

i.retten til indsigelse

j.retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a.den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b.den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c.den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d.den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a.karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b.de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c.de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

12.1Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14.5Underskrift. Bestemmelserne underskrives elektronisk: databehandleren har underskrevet ved at stille dem til rådighed, og den dataansvarlige underskriver ved at acceptere dem i Showplan. Accepten gemmes sammen med den dataansvarliges navn, organisation og e-mailadresse, versionen af Bestemmelserne og tidspunktet, og den har samme virkning som en underskrift. Bestemmelserne træder i kraft på tidspunktet for accepten, jf. Bestemmelse 14.1.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Den dataansvarlige

Den kontaktperson og e-mailadresse, som oplyses, når aftalen accepteres. De kan ses og rettes af ejeren af Showplan.

Databehandleren

Dansk Lyd og Lys A/S, kristian@lydoglys.dk

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

At levere Showplan til den dataansvarlige, så den dataansvarlige kan planlægge prøver og forestillinger, indkalde og informere medvirkende og stab, registrere fremmøde, udarbejde prøve- og forestillingsrapporter og invitere personer til at følge planen.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Opbevaring, visning, indtastning og ændring af oplysninger, som den dataansvarlige og dennes administratorer og planlæggere selv lægger ind eller importerer (fx en liste fra Excel). Fremmøde registreres af den enkelte eller af en planlægger. Når den dataansvarlige inviterer personer, udsender databehandleren e-mails med et link. Når en rapport udgives, sender databehandleren en mail med et link til de modtagere, den dataansvarlige har valgt. En deltager kan selv slå notifikationer til: databehandleren sender da korte beskeder, fx at en prøvetid er ændret, gennem enhedens push-tjeneste, uden navne eller tekst fra rapporter. Administratorer og planlæggere kan skrive til hinanden i en teamchat, som databehandleren opbevarer og kun viser for dem. Databehandleren tager daglig sikkerhedskopi, driver og sikrer serveren og sletter oplysninger efter instruks. En deltager kan selv slå et kalenderabonnement til: databehandleren udleverer da personens egne indkaldelser og dagens fælles oplysninger til et personligt, hemmeligt link, som personens kalenderapp henter. Der sker ingen anden behandling: ingen profilering, ingen markedsføring og ingen videregivelse til andre end underdatabehandlerne i Bilag B.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

• Navn
• Rolle, funktion eller karakter i produktionen og en kategori (skuespiller, tekniker eller stab, eller den kategori, den dataansvarlige selv har navngivet)
• E-mailadresse for de personer, der inviteres. Den gemmes i en medlemsliste, som kun produktionens administratorer og databehandleren kan se, og ikke i produktionens øvrige data
• Login: adgangskode (gemmes kun som en saltet hash), adgangsniveau (bruger, planlægger eller administrator), tidspunkt for seneste login og oplysninger om, at personen har accepteret en invitation
• Indkaldelser: hvilke programpunkter og dage personen er indkaldt til, og i hvilke tidsrammer
• Fremmøde: om personen er mødt ind eller gået, og tidspunktet for indtjekning
• Fritekst i dagsnoter, programpunkter og rapporter, som den dataansvarlige selv skriver. En udgivet rapport gemmes, som den var, da den blev udgivet. Beskeder i teamchatten, som administratorer og planlæggere skriver til hinanden
• Ændringslog: hvem der har ændret hvad og hvornår

Den dataansvarlige må ikke lægge CPR-numre, helbredsoplysninger, oplysninger om straffedomme eller andre særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 og 10) ind i Showplan. Systemet er ikke indrettet til dem.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Den dataansvarliges medarbejdere, frivillige, skuespillere, teknikere, stab, freelancere og andre medvirkende i en produktion, og de personer, der har fået login til produktionen.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Så længe den dataansvarlige bruger Showplan til en produktion. Behandlingen ophører, når aftalen opsiges, eller produktionen eller kontoen slettes. Oplysningerne slettes senest 30 dage efter ophør (se C.4).

Bilag B: Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren varsler ændringer i listen over underdatabehandlere skriftligt, med mindst 30 dages varsel (se Bestemmelse 7.3).

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

• Driver Showplan og opbevarer de oplysninger, den dataansvarlige og dennes brugere lægger ind, og viser dem for de personer, der har fået adgang
• Sender invitationer og andre systemmails til de e-mailadresser, den dataansvarlige angiver, og en mail med et link, når en rapport udgives til de valgte modtagere
• Udleverer en deltagers egen plan til et personligt, hemmeligt kalenderlink, når deltageren selv har slået abonnementet til
• Tager daglig sikkerhedskopi og genopretter fra den, når det er nødvendigt
• Sletter oplysninger, når den dataansvarlige beder om det, eller når aftalen ophører
• Hjælper den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra de registrerede (se C.3)

Databehandleren må ikke bruge oplysningerne til andet formål og må ikke se dem, medmindre det er nødvendigt for drift, support efter anmodning eller for at overholde denne aftale. Ejeren af Showplan kan teknisk åbne alle produktioner som administrator; det sker kun efter anmodning eller for at løse en fejl.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen omfatter navne, e-mailadresser, roller og fremmøde for personer i kultur- og scenebranchen. Der behandles ikke særlige kategorier af personoplysninger og ikke CPR-numre. Risikoen for de registrerede vurderes som normal, og sikkerhedsniveauet er fastsat efter det.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Pseudonymisering og kryptering

• E-mailadresser holdes adskilt fra produktionens øvrige data.
• Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst, men som saltet hash (scrypt). Sessioner og engangslinks gemmes kun som hash.
• Lagringen på serveren er ikke krypteret på diskniveau. Beskyttelsen består i adgangsbegrænsning (se nedenfor) og hostingleverandørens fysiske sikring.

Fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed

• Rettigheder (bruger, planlægger, administrator) håndhæves på serveren, ikke kun i skærmbilledet. En bruger kan ikke hente andres e-mailadresser, ændringslog eller rapporter.
• Hver produktions data er adskilt fra andre produktioners. Kun medlemmer af en produktion (og ejeren af Showplan) har adgang til den.
• Gentagne loginforsøg og anmodninger om nulstilling af adgangskode begrænses. Invitations- og nulstillingslinks virker kun én gang og udløber efter 7 dage og 1 time.
• Serveren opdateres automatisk med sikkerhedsopdateringer. Firewall tillader kun nødvendig trafik, og administration kræver nøgle-login.
• Mindst én administrator skal altid være tilknyttet en produktion.

Genoprettelse efter en hændelse

• Der tages daglig sikkerhedskopi af databasen, og de 14 seneste opbevares. Ved et nedbrud kan der gå op til ét døgns ændringer tabt.
• Sikkerhedskopierne ligger indtil videre på samme server som systemet. Databehandleren sørger for en kopi et andet sted og opdaterer denne beskrivelse, når det er sket.

Afprøvning, vurdering og evaluering

• Reglerne for rettigheder, login og sletning prøves automatisk ved hver udgivelse.
• Databehandleren får hver uge en statusmail om sikkerhedskopi, diskplads og certifikat og reagerer på advarsler.

Adgang via internettet og beskyttelse under transmission

• Al trafik til og fra Showplan sker krypteret (HTTPS), og browsere bliver bedt om kun at bruge HTTPS. Databasen kan ikke nås udefra.
• Systemmails sendes over krypteret forbindelse til mailudbyderen.

Fysisk sikring og fjernarbejde

• Serveren står hos hostingleverandøren i et europæisk datacenter, som leverandøren oplyser er ISO 27001-certificeret, og hvor leverandøren sørger for fysisk sikring.
• Databehandleren administrerer serveren over krypteret forbindelse med nøgle fra egne enheder.

Logning

• Systemet gemmer ikke IP-adresser og fører ingen adgangslog over besøgende. En IP-adresse bruges kun midlertidigt i hukommelsen til at begrænse gentagne loginforsøg.
• Ændringer af dagens plan og rapporter logges med navn og tidspunkt i produktionen (ændringslog), og seneste login registreres pr. konto.
• Driftslogs indeholder fejl og ikke oplysninger om registrerede.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Indsigt, berigtigelse og sletning: den dataansvarlige kan selv rette og slette personer i sin produktion. Databehandleren udleverer eller sletter yderligere oplysninger efter anmodning, normalt inden 5 hverdage.
• Brud på persondatasikkerheden: databehandleren underretter efter Bestemmelse 10 og giver de oplysninger, der er nødvendige for anmeldelsen (karakter, kategorier og omtrentligt antal berørte, sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet).
• Konsekvensanalyse og forudgående høring: databehandleren stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, som den dataansvarlige skal bruge.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares, så længe den dataansvarlige bruger Showplan. Når en person, en produktion eller en konto slettes, forsvinder oplysningerne med det samme fra systemet. Kopier i sikkerhedskopierne overskrives automatisk inden for 14 dage.

Ved ophør af aftalen sletter databehandleren alle personoplysninger, der er behandlet på den dataansvarliges vegne, senest 30 dage efter ophøret og bekræfter det over for den dataansvarlige, jf. Bestemmelse 11.1. Før sletningen kan den dataansvarlige selv hente alle udgivne rapporter som en ZIP-fil. Mails og systemlogs, der knytter sig til den dataansvarliges brugere, slettes senest 30 dage efter ophøret.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

• Et af hostingleverandørens europæiske datacentre: serveren med systemet, databasen og sikkerhedskopierne. Anvendes af underdatabehandleren hosting (Bilag B).
• Mailudbyderens servere i Frankrig og Belgien: afsendelse af systemmails. Anvendes af underdatabehandleren mailudbyder (Bilag B).
• Industrivej 6, 5492 Vissenbjerg: databehandlerens egne enheder, hvorfra serveren administreres. Oplysningerne gemmes ikke på enhederne.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Der er ikke instrueret i overførsel af personoplysninger til tredjelande. Databehandleren overfører ikke selv oplysninger til tredjelande.

Underdatabehandleren mailudbyder (Brevo) kan som led i support og vedligehold give koncernselskaber i Indien og USA adgang til oplysninger, der behandles hos mailudbyderen. Det sker efter mailudbyderens egen databehandleraftale på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og, for USA, EU-US Data Privacy Framework (databeskyttelsesforordningens kapitel V). Den dataansvarlige godkender dette ved at acceptere Bilag B.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren stiller på anmodning dokumentation til rådighed, der viser, at Bestemmelserne og artikel 28 overholdes: denne aftale, beskrivelsen af sikkerhedsforanstaltninger i C.2, underdatabehandlernes databehandleraftaler (jf. Bestemmelse 7.5) og oplysninger om, hvad der er gjort efter advarsler fra den ugentlige statuskontrol.

Den dataansvarlige kan desuden – efter mindst 30 dages varsel, i normal arbejdstid og for egen regning – inspicere databehandlerens systemer og dokumentation for behandlingen. Inspektionen omfatter databehandlerens egne systemer og ikke underdatabehandlernes datacentre. Databehandleren afsætter den tid, der er nødvendig, til at gennemføre den.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren fører tilsyn med underdatabehandlerne ved at gennemgå deres certificeringer, databehandleraftaler og underdatabehandlerlister, mindst én gang om året og ved ændringer. Dokumentation herfor sendes på anmodning til den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for tilsynet og anmode om yderligere foranstaltninger.

Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

Parterne har ikke aftalt andre bestemmelser i denne aftale. Betaling, ansvar og andre vilkår for brugen af Showplan reguleres uden for denne aftale og må ikke stride imod Bestemmelserne.